利用5年目のBacklogレビューとタスク管理ツールの課題

私の勤めている会社ではBacklogを導入して5年になりますのでレビューします。

導入するに至った経緯

私が勤めている会社ではWebサービスに精通していないメンバーもいるので、できるだけ初見でも扱えるほどシンプルで扱いやすいものを探しました。
定番で私にとって慣れのあるRedmineも考えましたが、UIが少し複雑と感じたのでまず除外しました。

また、料金形態が人数×料金の場合、ユーザーを追加する度に経理を通さないといけないので、人数無制限で月額が固定のものを選ぶと国産のBacklogに辿り着きました。

Backlogの良さ

経緯で書いたように「初見でも扱えるほどシンプル」です。でも、機能はかなり充実していると思います。Wikiやガントチャート、マイルストーン、カンバン方式、メールでのタスク登録や外部連携APIも充実しています。
そして、国産の為、困った時のヘルプページが日本語で、調べたい時にいちいち翻訳しなくて済みます。

また、積極的にBacklogのセミナーを行ったりしていて、オープンな所も良いと思ったポイントです。
（昔は掲示板型の質問や要望を投稿できる機能があり、中の人が回答してくれていました）

他にも不要な機能を管理者権限で非表示にすることが可能だったり、独自のキーで他のタスクのコメントをポップアップするリンクを貼る事ができて、タスクを開き直す必要ない所など痒い所に手が届く機能があり重宝しています。

私はかなり愛用しています。

Backlogに追加して欲しい機能

出来れば（かなり）欲しい機能は大きく2つです。

1日のスケジュール作成

asanaにあるような今日の予定を立てられるような機能があると、1日のスケジュールをBacklogだけでほぼ完結できるので欲しいなと思っています。今日やる事、作業が終わって返信待ちのもと移動できるのでタスク自体は完了していなくて返答待ちの場合も対応できます。

プッシュ通知

検索機能は充実しているのですが、通知が弱いのでプッシュ通知対応や、画面上にある通知がもっとわかりやすくなって欲しいと思っています。

タスク管理サービスの課題

今まで使ってきてBacklogだけではなく世の中のタスク管理ツールにおける限界を感じました。
タスク管理ツールを見ない人は、組織の中に必ずいるということ。そして、見ない人がいる事でタスク管理ツールが機能しないという事です。

社内で何度もBacklogのレクチャーを行いましたが、なかなか定着していません。5年経ったのにです。
原因は、「タスクを探せないから」です。

先程も書きましたが、Backlogは検索機能が充実しています。
キーワード検索、プロジェクト横断の絞り込み検索、最近見たタスク、通知欄のタスクが揃っています。
社内では命名規則も設定しているので、キーワード検索が1番早いのですが、使われていません。

結局、Backlogからのメール通知に返答するだけの人がいて、タスクの管理はなされず気軽なチャットツールに頼ってしまう事になります。そうなると、五月雨式に皆がチャットツールでやり取りしだして、タスク管理ツールの目的でもある情報の蓄積がなされず、チャットで情報が埋もれてしまいタスクの進捗状況が不明となります。

そして、チャットツール側でも、情報が乱立して必要な人に必要な情報が伝わらない悪循環になります。

Backlogは導入して良かったが、今後どうするか

使ってくれない人に対してどのようなアプローチをしていくかが課題となっています。